Video Conference คืออะไร?
Video Conference คือการสื่อสารแบบทางไกลที่ผู้ร่วมประชุมอยู่ต่างสถานที่กัน สามารถสื่อสารและโต้ตอบกันได้โดยไม่จำกัดระยะทาง จะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตเป็นตัวเชื่อมระบบ แสดงผลในรูปแบบภาพและเสียงได้โดยให้ความรู้สึกเหมือนกับนั่งประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน จึงทำให้ระบบ Video conference หรือระบบประชุมทางไกล เป็นที่นิยมใช้งานมากสำหรับการทำงานยุคปัจจุบัน
ทำไม Video Conference ถึงได้รับความนิยม?
อย่างที่เรารู้กัน จากสถานการณ์การแพร่ระบาด Covid-19 ส่งผลกระทบในวงกว้างทั้งการดำเนินชีวิต ไปจนถึงการทำงาน ทำให้หลายๆ บริษัทต้องปรับตัว และปรับรูปแบบการทำงานใหม่ และหนึ่งในเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทคงไม่พ้น Video Conference ที่เป็นตัวช่วยสำคัญในการทำงาน ทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างกัน สะดวกและง่ายขึ้น ส่งผลให้การทำงานต่างๆ ภายในองค์กรดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไม Video Conference ถึงมาแรงและได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ
ประโยชน์ของ Video Conference
นอกจากจะเป็นการทำงานในยุคสมัยใหม่แล้ว Video Conference ยังมีประโยชน์อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น
- ประหยัดเวลา ซึ่งการนัดประชุมกันในแต่ละครั้ง จะต้องใช้เวลาในการเดินทางหรือการนัดหมาย จะทำให้เสียเวลาไปมาก หากเทียบกับการ Video Conference สะดวกและรวดเร็วกว่ามาก
- ลดค่าใช้จ่าย แน่นอนว่าการนัดเจอกันในแต่ละครั้งต้องมีค่าใช้จ่ายที่ต้องเสีย ทั้งค่าติดต่อสื่อสาร ค่าเดินทาง และค่าที่พัก การมี Video Conference ช่วยลดค่าใช้จ่ายไปได้เยอะ เพียงแค่เชื่อมต่อบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ก็เข้าร่วมประชุมได้จากทั่วทุกมุมโลก
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการสอนงาน หรือวางแผนการทำงานได้โดยไม่จำกัดเวลาและสถานที่ ก็สามารถทำงานร่วมกันได้แบบ Realtime สร้างผลลัพธ์ของงานให้มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น
- ยกระดับการสื่อสาร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน เนื่องจากสามารถถ่ายทอดข้อมูลต่างๆ ได้ดีกว่า ไม่ว่าจะเป็นการแชร์หน้าจอ, เอกสาร, และงานอื่นๆ ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจได้ได้ง่าย
จะเห็นได้ว่า Video Conference เป็นเทคโนโลยีที่ออกแบบมาช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพแม้อยู่ห่างไกลกัน ตอบโจทย์การทำงาน Hybrid Working ในยุคปัจจุบันได้เป็นอย่างดี
Video Conference สำคัญกับการทำงาน Hybrid working อย่างไร?
ต้องเกริ่นก่อนว่ารูปแบบการทำงานในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงไป ทำให้เทคโนโลยีถูกนำมาใช้เป็นตัวช่วยในการทำงานมากขึ้น เพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการลดเวลา ลดต้นทุนงบประมาณ รวมถึงอำนวยความสะดวก เพิ่มความสบายมากขึ้น ซึ่งตอบโจทย์การทำงาน Hybrid Working
เช่นเดียวกันกับการนำเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร อย่างระบบ Video Conference มาใช้ เพื่อสร้างความเข้าใจ และช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ผสมผสานระหว่างการทำงานนอกสถานที่ และที่ทำงานผ่านแพลตฟอร์มการประชุมที่สามารถเชื่อมต่อรับส่งข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
แพลตฟอร์มยอดนิยมสำหรับการประชุม
เมื่อพูดถึงแพลตฟอร์ม หรือโปรแกรมการประชุมที่ถูกใช้งานมากเป็นอันดับต้นๆ มีอยู่ 3 แพลตฟอร์มด้วยกัน
- Microsoft Teams
เป็นแพลตฟอร์มที่แทบจะทุกองค์กรใช้เลยก็ว่าได้ เนื่องจาก Microsoft Teams เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office ซึ่งเป็นโปรแกรมสำหรับจัดการข้อมูลต่างๆ ภายในองค์กรอยู่แล้วด้วย - Zoom
ถือเป็นแพลตฟอร์มอันดับ 1 ที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้งานได้ง่าย เหมาะกับการสื่อสาร หรือการประชุมออนไลน์โดยเฉพาะ - Google Meet
หนึ่งในแพลตฟอร์มที่มาแรง และถูกจับตามองไม่แพ้กัน เพราะเป็นแอพที่รวมอยู่ใน Google Workspace ง่ายต่อการเข้าถึงและใช้งาน โดดเด่นด้วยฟีเจอร์ที่หลากหลาย
นอกจาก 3 แพลตฟอร์มนี้ ก็ยังมีอีกหลากหลายแพลตฟอร์มที่ได้พัฒนานำมาใช้ในการประชุม อีกทั้ง อุปกรณ์ Video Conference ก็จำเป็นต้องพัฒนาอย่างต่อเนื่องเช่นกัน หลายแบรนด์ชั้นนำอย่าง Yealink, Logitech, และ Aver ได้พัฒนาโซลูชันที่ทันสมัยเพื่อรองรับการใช้งานที่เพิ่มขึ้น ตอบสนองผู้เข้าร่วมประชุมแบบ Two-Way Communication ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ก้าวสู่โลกดิจิทัลอีกด้วย
สรุป
เมื่อเทรนด์การทำงานแบบ Hybrid Working ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้ผู้คนสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา แม้จะอยู่คนละสถานที่กัน ซึ่งหลายองค์กรเองก็เริ่มหันมาให้ความสำคัญกับการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการพื้นที่ภายในออฟฟิศ ผ่านการทำ Smart Office Transformation อย่างเช่นการนำระบบ Video Conference คุณภาพสูง และตอบโจทย์การประชุมสมัยใหม่ พร้อมก้าวเข้าสู่ยุค New Normal
องค์กรที่สนใจโซลูชัน Smart Office สามารถติดต่อสอบถาม
ได้ที่ Smart Office Solution by Exzy โทร. 095-919-1963 หรือ อีเมล: contact@exzy.me
