จริงไหม? Visitor Management System คือระบบที่ออฟฟิศขาดไม่ได้

เลือกหัวข้อ

เบื่อกันไหมคะ? กับปัญหาเรื่องการบริหารจัดการผู้มาติดต่อในออฟฟิศ ที่ต้องมีการเข้า-ออกอาคารแบบเดิม ๆ โดยการแลกบัตรประชาชนทิ้งไว้ หรือจดบันทึกเวลาเข้า-ออก รวมถึงข้อมูลส่วนตัวรายคน นอกจากจะไม่สะดวกแล้ว ยังไม่ปลอดภัยอีกด้วย ทำให้เกิดระบบ Visitor Management System (VMS) หรือระบบจัดการผู้มาติดต่อ กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าว พร้อมยกระดับประสบการณ์การต้อนรับ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรต่าง ๆ

Visitor Management System คืออะไร?

ระบบ Visitor Management System คือระบบที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกระบวนการลงทะเบียน ติดตาม และจัดการผู้มาเยือนในสถานที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบนี้ไม่เพียงแต่ช่วยสร้างความประทับใจแรกที่ดีให้กับแขกผู้มาเยือนเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัย และลดภาระงานด้านธุรการให้กับพนักงานอีกด้วย

องค์ประกอบหลักของ Visitor Management System

การลงทะเบียนแบบดิจิทัล : Visitor สามารถลงทะเบียนผ่านแท็บเล็ตหรือคีออสก์ โดยกรอกข้อมูลส่วนตัว และเหตุผลในการเข้า Visit ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในระบบ
การถ่ายภาพและพิมพ์บัตร : ระบบสามารถถ่ายภาพระหว่างการลงทะเบียน และพิมพ์บัตร หรือ QR Code ของ Visitor แบบชั่วคราวได้ทันที
การแจ้งเตือนอัตโนมัติ : ระบบทำการส่งแจ้งเตือนไปยัง Host หรือพนักงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อ Visitor เดินทางมาถึงออฟฟิศ
การติดตามและรายงาน : ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการเข้า-ออก และสร้างรายงานสำหรับการวิเคราะห์ได้อย่างครอบคลุม
การรักษาความปลอดภัย : ตรวจสอบประวัติผู้มาเยือน และจำกัดการเข้าถึงพื้นที่ โดยสามารถเข้าพื้นที่ได้ตาม Access Level ที่กำหนดไว้เท่านั้น

ทำไม Visitor Management System จึงจำเป็นสำหรับองค์กรยุคใหม่?

เพิ่มความปลอดภัยให้กับออฟฟิศ
ระบบ Visitor Management System ช่วยควบคุมการเข้าถึงพื้นที่ ตรวจสอบประวัติผู้มาเยือน และให้ข้อมูลแม่นยำในกรณีฉุกเฉิน เช่น เพลิงไหม้ ทำให้การรักษาความปลอดภัยและการอพยพมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติส่งข้อมูลให้ผู้เกี่ยวข้องทันทีที่ผู้มาเยือนลงทะเบียน ช่วยให้พนักงานเตรียมพร้อมรับมือได้เร็วขึ้น ลดเวลารอคอย และสร้างความประทับใจแก่ผู้มาติดต่อ
ลดขั้นตอนในการทำงานของพนักงาน
ระบบช่วยลดขั้นตอนการลงทะเบียนและออกบัตรแบบเดิม ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ ทำให้พนักงานต้อนรับทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
จัดการข้อมูล และการวิเคราะห์
ผู้ดูแลระบบสามารถดูรายงานการเข้าออฟฟิศ ความถี่การมาเยือน และข้อมูลอื่นๆ ได้ง่าย ช่วยในการวางแผนและปรับปรุงนโยบายการต้อนรับให้ดียิ่งขึ้น
รักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ระบบมีมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เข้มงวด มีการเข้ารหัสและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเหมาะสม ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของผู้มาเยือนจะได้รับ

การเลือก Visitor Management System ที่เหมาะสม

จริง ๆ แล้วในแต่ละองค์กรก็มีความต้องการในการทำงานของระบบที่แตกต่างกันออกไป แต่ยังไงก็ต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพและความปลอดภัยเป็นหลัก รวมถึงต้องตอบโจทย์ User Experience และหากมีความสามารถในการทำงานร่วมกับระบบอื่น ๆ ขององค์กรได้ ก็ถือว่าครบจบภายในระบบเดียว ซึ่ง Exzy เองเราก็มีการออกแบบระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อ (W+ Visitar) ที่ทำงานเชื่อมต่อโดยใช้ API โดยมีระบบหลังบ้านเป็นของ Hikvision แบรนด์ชั้นนำด้านระบบรักษาความปลอดภัยที่น่าเชื่อถือ และได้รับความไว้วางใจทั่วโลก

สนใจนัดนำเสนอโซลูชันสอบถามได้ที่

สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาระบบจัดการผู้มาติดต่อ (VMS) ที่ใช้งานง่าย อย่างเช่น ระบบ W+ Visitar เพื่อบริหารจัดการแขกผู้มาติดต่อได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น สามารถติดต่อได้ที่
Smart Office Solution by Exzy โทร. 095-919-1963 หรือ อีเมล: contact@exzy.me